Structuur, opvolging en commerciële ondersteuning voor groeiende bedrijven

Praktijkervaring

Van klantdata naar internationale verkoopkansen

Opbouw van een commerciële structuur voor drie Europese markten met focus op CRM, segmentatie, leadopvolging en pipelineontwikkeling.

Een internationaal productie- en handelsbedrijf wilde zijn commerciële activiteiten verder uitbouwen in drie Europese markten. Hoewel er al een sterke positie bestond in de thuismarkt, ontbrak het aan structuur in klantopvolging, leadbeheer en commerciële processen voor nieuwe markten.

Daarnaast was de bestaande klantendatabase door de jaren heen gegroeid, waardoor gerichte opvolging en segmentatie steeds moeilijker werden.

Door CRM, marketing en commerciële opvolging met elkaar te verbinden ontstond een schaalbaar proces voor internationale marktontwikkeling.

De organisatie kreeg:

• Meer inzicht in commerciële activiteiten
• Een beter gestructureerde klantdatabase
• Gerichtere marktbenadering
• Meer relevante verkoopkansen
• Een beter gevulde salespipeline
• Meer grip op opvolging en conversie

De focus verschoof van reactief verkopen naar het actief ontwikkelen en opvolgen van nieuwe commerciële kansen in internationale markten.

Gerichte marktontwikkeling 

Op basis van de segmentatie werden commerciële activiteiten opgezet voor de geselecteerde Europese markten. Dit omvatte onder andere:

• Gerichte e-mailcampagnes
• Nieuwsbrieven
• LinkedIn campagnes
• Instagram campagnes
• Productgerichte communicatie
• Referentieprojecten en praktijkvoorbeelden

Daarnaast werd de website verder ontwikkeld als commerciële leadgenerator, inclusief de mogelijkheid om productstalen aan te vragen.

CRM-gestuurde opvolging 

Alle nieuwe leads, aanvragen en verkoopkansen werden centraal opgevolgd via CRM workflows. Hierbij werd gewerkt met

• Pipelinebeheer
• Verkoopfasen
• Verwachte scoringsdata
• Periodieke opvolgmomenten
• Wekelijkse en maandelijkse evaluaties

Daardoor ontstond meer grip op commerciële kansen en werd opvolging structureel onderdeel van het verkoopproces.

Structureren van het commerciële proces 

De eerste stap bestond uit het inrichten en optimaliseren van het volledige salesproces. Hierbij werden commerciële workflows opgezet voor:

• Offertebeheer
• Orderverwerking
• Productportfolio's
• Prijslijsten
• Verkoopvoorwaarden
• Klant- en leadopvolging

Door deze processen te standaardiseren ontstond meer overzicht en een consistente werkwijze voor alle betrokken medewerkers.

Optimaliseren van klantdata 

Vervolgens werd de bestaande klantendatabase opgeschoond en gestructureerd.  Daarbij werden:

• Dubbele contacten verwijderd
• Klantgegevens geactualiseerd
• Contacten gesegmenteerd op markt en productgroep
• Nieuwe relevante contacten toegevoegd

De focus lag niet op eenmalige afnemers, maar op organisaties die de producten structureel en herhaaldelijk gebruiken binnen hun bedrijfsprocessen. Hierdoor ontstond een veel gerichtere commerciële doelgroep.

Praktijkervaring

Van losse processen naar één commerciële workflow

Van vier losse systemen naar één geïntegreerde omgeving voor website, webshop, klantbeheer, marketing en administratie.

Voor een webshop werden verschillende softwarepakketten gebruikt voor dagelijkse bedrijfsprocessen.

Hoewel elk systeem afzonderlijk goed functioneerde, zorgde de combinatie voor dubbele invoer, versnipperde data en extra administratief werk.

Klantgegevens stonden op meerdere plaatsen, rapportages waren verspreid en processen sloten niet altijd op elkaar aan.

De wens was om meer overzicht te creëren en alle commerciële processen vanuit één centrale omgeving te beheren.

Belangrijke aandachtspunten waren:

• Eén centrale klantdatabase
• Eén platform voor website en webshop
• Geautomatiseerde marketingcampagnes
• Realtime inzicht in voorraad en producten
• Integratie van verkoop, facturatie en boekhouding
• Minder handmatig werk

De verschillende systemen werden samengebracht in één geïntegreerd platform. Hierdoor werden:

Door meerdere losse systemen samen te brengen ontstond één centrale commerciële workflow.

De voordelen:

• Eén centrale omgeving voor alle processen
• Minder dubbele invoer
• Meer overzicht in klanten en verkoopactiviteiten
• Efficiëntere administratie
• Betere opvolging van klanten
• Meer inzicht in commerciële prestaties

De organisatie beschikt vandaag over één geïntegreerd systeem waarin website, webshop, klantbeheer, marketing, voorraadbeheer, facturatie en administratie samenkomen.

Hierdoor is meer tijd beschikbaar voor commerciële groei en klantopvolging in plaats van handmatige administratie.

1

 Website & Webshop

• Websitebeheer centraal ingericht
• Productbeheer samengevoegd
• Voorraadbeheer geïntegreerd
• Online verkoopprocessen gestroomlijnd

 CRM & klantbeheer

• Alle klantgegevens centraal opgeslagen
• Volledig klantoverzicht beschikbaar
• Lead- en klantopvolging vanuit één systeem

Marketing

• Nieuwsbrieven geïntegreerd
• Klantsegmentatie centraal beheerd
• Marketingcampagnes rechtstreeks gekoppeld aan klantdata.

Facturatie & Administratie

• Verkoop en facturatie gekoppeld
• Administratieve processen vereenvoudigd
• Betere rapportage en inzicht